Jak przekonać zarząd do benefitów wellbeingowych?

Ile kosztuje firmę wellbeing? Czy benefity wellbeingowe są niezbędne do tworzenia kultury organizacyjnej? Czy bez benefitów wydłuży się czas rekrutacji specjalistów? Raport Deloitte 2022 podaje, że aż 57% pracowników rozważa odejście z firmy w celu znalezienia bardziej wspierającego pracodawcy.  Czy w takim razie, benefity odpowiadają też za rotacje?

Dane pokazują, że benefity są dla pracowników ważne. Jednak przy trudnej sytuacji ekonomiczno-społecznej na świecie, zarząd może bardziej dbać o cięcie kosztów i ochronę działającego biznesu, niż inwestycje. Dział HR, który zdaje sobie sprawę ze znaczenia świadczeń pozapłacowych i ich wpływie na retencję i satysfakcję pracowników, stoi więc przed trudnym zadaniem. Jak przekonać biznes do inwestowania w benefity? 

W tym artykule dowiecie się:

• Czym są benefity pracownicze i dlaczego są ważne
• Jak wygląda troska o wellbeing w organizacjach
• 3 kroki do przekonania zarządu do benefitu wellbeingowego 

Wszystkie te informacje pomogą Ci przekonać zarząd do benefitów wellbeingowych. Zdobędziesz podstawowe informacje o benefitach, wellbeingu oraz kosztach i wynikach, których możesz oczekiwać po wdrożeniu benefitów wellbeingowych w swojej firmie. 

Czym są benefity pracownicze?

Benefity to nic innego jako dodatkowe świadczenia, które są oferowane przez pracodawcę dla swoich pracowników. Mogę one być przez nich całkowicie finansowane, lub tylko częściowo. Najpopularniejszymi benefitami dostępnymi w polskich firmach jest prywatne ubezpieczenie medyczne, karta sportowa oraz ubezpieczenie na życie. Te trzy benefity stanowią podstawową ofertę benefitową w większość firm. Kiedyś benefity podnosiły prestiż stanowiska i budowały employer branding organizacji – obecnie, wyżej wymienione benefity są normą na rynku pracy, stanowiąc względnym minimum, którego pracownicy oczekują. Dlatego coraz więcej firm rozszerza swoją ofertę benefitową, żeby zwiększyć atrakcyjność swoich ofert pracy w oczach przyszłych pracowników.

Czy firma musi mieć benefity?

Nie, jednak patrząc na rynek pracy, znaczna większość przedsiębiorstw inwestuje w rozbudowaną strategię benefitową. Według raportu Benefity w oczach pracowników (Sedlak & Sedlak, 2020) benefity oferowało 75% pracodawców, a ich popularność z roku na rok rośnie. Są one powszechne w dużych i wielkich firmach, które prześcigają się w poszerzaniu oferty o coraz bardziej oryginalne świadczenia. W roku 2020 oferowało je 91% dużych i 85% wielkich firm. Oferta pracy z atrakcyjnym wynagrodzeniem często nie wystarcza. Pracownicy wiedzą, że mogą znaleźć ofertę oferującą podobne wynagrodzenie oraz benefity, na których im zależy.

Po co firma wdraża benefity?

Benefity pełnią funkcję motywującą oraz pomagają firmie tworzyć kulturę organizacyjną. Firma buduje w ten sposób relacje z pracownikiem, pokazuje mu, że troszczy się o jego dobrobyt i zależy jej, aby był on zadowolony z pracy. Benefity wzmacniają pozytywne skojarzenia z firmą w sytuacjach pozapracowych, np. kiedy pracownik wykorzystuje kupon do kina z kafeterii benefitów pracodawcy, umawia się szybciej na wizytę prywatną do lekarza czy terapeuty lub kiedy nie płaci u weterynarza za szczepienie psa, bo ubezpieczenia dla zwierząt zapewnia mu firma. 

Benefity wpływają więc na zadowolenie pracowników oraz podnoszą morale w firmie. Firma dzięki temu zyskuje zadowolonego, efektywnego pracownika, który nie będzie szukał nowej pracy. Dodatkowo, informacja o atrakcyjnych benefitach w firmie zwiększa zainteresowanie specjalistów, którzy będą chcieli aplikować do danej organizacji. Zmniejszają się wobec tego koszty rekrutacyjne oraz czas pozyskiwania pracownika. 

Jakich benefitów potrzebują pracownicy?

Wśród najpopularniejszych benefitów w Polsce można wyróżnić:

• karty sportowe, 
• programy kafeteryjne, 
• świadczenia urlopowe i wypoczynkowe (wypoczynek pracownika finansowany przez pracodawcę – jak wczasy pod gruszą, czy weekendy finansowane z Zakładowego Funduszy Świadczeń Socjalnych)
• paczki świąteczne, 
• Karty przedpłacone
• pakiety medyczne
• pakiety ubezpieczeniowe.

Z raportu przygotowanego przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców w 2021 r. jasno wynika, że pracownicy oczekują benefitów dopasowanych do ich potrzeb. Nowe benefity powinny być wobec tego spersonalizowane oraz skupić się na rozszerzeniu standardowych pakietów medycznych o opiekę psychologiczną. Zdrowie (fizyczne i psychiczne) staje się dla pracowników coraz ważniejsze, a w Polsce opieka psychologiczna jest często trudno dostępna. Oprócz tego, ważny jest dla nich rozwój i podnoszenie kompetencji – np. w formie szkoleń zewnętrznych dopasowanych do ich indywidualnych potrzeb. Po pandemii na znaczeniu zyskała również praca zdalna lub hybrydowa. Pracownicy chcą mieć wybór w kwestii miejsca, z którego pracują.

Nowoczesne benefity:

• Dostęp do opieki psychologicznej
• Ubezpieczenie dla zwierząt pracownika
• Dofinansowanie do programów streamingowych jak np. Netflix,Spotify
• Dofinansowanie do rachunków pracownika
• Praca całkowicie zdalna
• Elastyczny czas pracy
• Zniżki na usługi komunikacyjne
• Dodatkowe płatne dni urlopowe
• Dofinansowanie kursów i szkoleń w chmurze

Benefity wellbeingowe 

Strategia benefitowa powinna mieć realizować konkretny cel, czyli np. polepszać dobrostan pracownika oraz zwiększać jego zadowolenia z pracy, żeby jednak działała, musi być dopasowana do ich potrzeb. Świadczenia benefitowe, które nie są wykorzystywane przez pracowników nie będą miały pozytywnego wpływu na kulturę organizacyjną firmy. Dlatego przed wprowadzeniem benefitów, sprawdź, które rozwiązania będą najatrakcyjniejsze. Do ciekawych propozycji, które pojawiają się współcześnie należą:

• Opieka psychologiczna, kontakt z terapeutą
• Masaże i vouchery do SPA
• Firmowe workation
• Aktywność fizyczna w pracy, jak np. joga, medytacja
• Dostęp do zdrowego jedzenia w biurze
• Konsultacje z psychodietetykiem lub fizjoterapeutą
• Pokoje gier i relaksu w biurze

Nowoczesna firma powinna prowadzić ofertę benefitową wraz z programem wellbiengowym. Takie holistyczne działania będą miały pozytywny wpływ na postrzeganie firmy przez pracownika oraz kandydatów.

Wellbeing w organizacjach 

Wellbeing to nic innego jak dobrostan. Możemy określić go jako stan lub sytuację, kiedy człowiek czuje się bezpiecznie i komfortowo, a jego potrzeby są realizowane. Taka definicja pozwala na holistycznie spojrzenie na potrzeby jednostki. Pracownik, który ma dobry poziom wellbeingu w pracy potrafi radzić sobie ze stresem, ma możliwość rozwijania swojego potencjału, jest zadowolony z życia, zna swoje poczucie wartości, umie docenić swoją pracę i nie ma problemów w relacji z innymi. Troszcząc się o swój wellbeing, pracownik dba o siebie w strefie psychicznej i fizycznej. Pracodawca może pomóc swojemu pracownikowi zadbać o obie te strefy, wpływając tym samym na jego ogólny poziom zadowolenia. 

Korzyści z wprowadzenia wellbeingu w firmie

Pracownicy, którzy w pracy mają możliwość skorzystania z programów wellbeingowych oferowanych przez firmę, są szczęśliwi, mają lepsze nastawienie do swoich obowiązków, są bardziej zmotywowani i efektywni w pracy. Wellbeing ma wpływ na zmniejszenie się prezenteizmu w pracy oraz obniża ryzyko wypalenia zawodowego. Dodatkowo, organizacje które inwestują w rozwój pracownika (pod względem zawodowym, ale również tym psychicznym i fizycznym) poprawiają swój wizerunek, budują employer branding oraz tworzą kulturę organizacyjną. Rośnie również poziom zaufania do kadry zarządzającej. Polepsza się atmosfera w pracy, co może mieć wpływ na zmniejszenie się rotacji oraz na czas prowadzenia rekrutacji. Firmy z dobrą kulturą organizacyjną są dla przyszłych pracowników bardziej atrakcyjne. Zwiększa się również szansa, że to obecny pracownik poleci swoją firmę swojemu znajomemu. 

3 kroki do przekonania zarządu do benefitu wellbeingowego 

Zanim umówisz spotkanie z zarządem lub osobą decyzyjną, poświęć chwilę na zebranie najważniejszych informacji, które pomogą ci przedstawić swój tok myślenia. Przygotowując plan wprowadzenia nowego benefitu wellbeingowego, postaraj się uwzględnić najważniejsze informacje o proponowanych zmianach, opierając się na danych i szablonie: problem–rozwiązanie–efekt. Dzięki temu podejściu zwiększysz swoje szanse na pozytywne rozpatrzenie twojego planu i wdrożenie go w najbliższej przyszłości. 

1. Zdefiniuj problem i pokaż przykłady innych firm z tej samej branży 

Zacznij swoją prezentację od podstaw, czyli rzeczy która wpłynęła na to, że chcesz wprowadzić nowy benefit w twojej firmie lub zmienić proces strategii benefitowej. Jaka była główna rzecz, która wpłynęła na to, że temat zmiany benefitów pojawił się w twojej agendzie? Co wpłynęło na to, że szukasz nowych rozwiązań dla firmy? To może być problem, ale również sugestia twojego przełożonego, że należy wprowadzić nowe rozwiązania. Rozwiń wtedy jego/jej myśl i poszukaj problemu, którego to może dotyczyć.

Przykładowe problemy w firmie:

• Ankiety pracownicze pokazały niski poziom zadowolenia z obecnych benefitów pracowniczych. Firma finansuje np. 4 benefity, z których pracownicy nie korzystają.
• Pracownicy skarżą się na wypalenie zawodowe, przez co spada ich efektywność w pracy. 
• W pracy zdarzają się konflikty między zespołami oraz między specjalistami a ich managerami. Komunikacja w firmie jest utrudniona, przez co procesy i zadania są wykonywane dłużej. 
• Benefity nie spełniają swojej roli, pracownicy nie uważają ich za motywujące czy potrzebne. Firma widzi spadek zainteresowania w perspektywie ostatnich dwóch kwartałów. 
• Zwiększona cena za obecne benefity przekracza zaplanowany budżet. Firma musi znaleźć benefity, które odpowiadają potrzebom pracowników z uwzględnieniem określonej ceny za benefit. 
• Duża rotacja w firmie spowodowana niezadowoleniem pracowników z obecnych warunków pracy. 
• Długi proces rekrutacji specjalistów. Pracownicy wybierają inne oferty pracy z lepszymi ofertami benefisowymi, przez co zwiększają się koszty rekrutacyjne. 
• Wzrost absencji pracowników lub prezenteizmu.

Wyżej wymienione problemy powinny zostać przedstawione liczbowo. Jeśli widzisz, że jest problem ale nie masz jeszcze danych, postaraj się określić, skąd możesz je pozyskać. Przedstawienie problemu i poparcie tego danymi zwiększa szanse na zrozumienie problemu ze strony innych działów czy samego zarządu. 

Skąd możesz pozyskać dane, przykłady:

• Zbierz dane z exit interview prowadzonego w twojej firmie. Podziel odpowiedzi ze względu na: przyczynę odejścia pracownika, jego opinie o firmie, potrzeby, które zostały spełnione i niespełnione. Prawdopodobnie uzyskasz konkretne dane, jak np. co 3 pracownik uważał, że oferta benefitów nie była wystarczająca lub wyraźny spadek zadowolenia z miejsca pracy w związku z … (przyczyna np. wypalenie zawodowe, zbyt dużo obowiązków, utrudniona komunikacja z managerem, stres, przepracowanie, brak szans rozwoju).
• Ankieta po udanej i nieudanej rekrutacji lub zebranie słownego feedbacku kandydatów po procesie rekrutacyjnym. Poznasz, co było przyczyną, że wybrali inną firmę lub co miało znaczący wpływ na to, że wybrali akurat ofertę waszej firmy a nie konkurencji. 
• Ankieta satysfakcji pracowników i pytania m.in. o benefity, kulturę organizacyjną i potrzeby. Możesz uzyskać informacje jak np. 75% pracowników nie jest zadowolona z obecnych benefitów pracowniczych lub co czwarty pracownik oczekuje rozszerzenia benefitów o np. opiekę psychologiczną. 
• NPS obecnych dostawców benefitowych. Pozwoli ci sprawdzić, które są dla pracowników ważne a które mniej. Jak wygląda korzystanie z nich. 
• Dane firmowe, np. tylko 30% pracowników korzysta z benefitów oferowanych przez firmę; zwiększona rotacja w zespole spowodowana … (przyczyny: patrz punkt exit interview). 
• Ankieta dot. dobrostanu pracowników -> pobierz 20 pytań do zmierzenia dobrostanu pracowników w Twojej firmie.

Kiedy nie masz własnych danych, wykorzystaj dane rynkowe:

• Według raportu Benefity w oczach pracowników (Sedlak & Sedlak, 2020) benefity oferowało 75% pracodawców
• Z ostatniego badania Benefits Trends Survey 2021, przeprowadzonego przez Willis Towers Watson, wynika, że rosnącym trendem w rozwoju benefitów na świecie jest koncentracja na dobrostanie pracowników. Aż 75% firm wskazuje, że doświadczenie pracownika jest dla nich priorytetem na najbliższe dwa lata.
• Z badań przeprowadzonych przez Deloitte i Workplace Intelligence wynika, że aż 57% osób rozważa odejście z obecnego miejsca pracy, aby związać swoją przyszłość zawodową z bardziej wspierającym pracodawcą.
• 45% badanych pracowników uważa, że oferta benefitowa nie jest dopasowana do ich potrzeb, m.in. z uwagi na charakter i miejsce pracy (Sodexo Benefits and Rewards Services „Bez maski. Pracownik tu i teraz”).
• Dane z konkurencyjnych ofert, np. 3 z 7 głównych konkurentów w branży oferuje inne benefity pracownicze/więcej benefitów pracowniczych. 
• W badaniu Polskiego Stowarzyszenia HR i Związku Przedsiębiorców i Pracodawców Kapitał zdrowia aż 82% przedstawicieli kadry zarządzającej przyznało, że w czasie pandemii zwiększyły się firmowe wydatki na inwestycje w zdrowie pracowników.
• Jak wynika z raportu Global Talent Trends 2022, opracowanego przez firmę Mercer, pracownicy mający do dyspozycji bogaty pakiet wellbeingowy są o 35 punktów procentowych mniej skłonni, by przenieść się do innej organizacji. Mają też o 27% większą pewność, że otrzymają potrzebną im opiekę zdrowotną, a o 11% więcej energii niż pracownicy, którym nie zaoferowano żadnego wsparcia 
• Badania ADP Research Institute®, prowadzone cyklicznie na całym świecie, wykazały, że 7 na 10 pracowników poważnie rozważa zmianę pracy w tym roku. W nowym miejscu docenią przede wszystkim elastyczność, bezpieczeństwo zatrudnienia. 
• Troska o dobrostan została uznana za najważniejszy trend w badaniu Deloitte Global Human Capital Trends 2020. Już wtedy 80% spośród 9 tysięcy respondentów uznało go za ważny lub bardzo ważny dla sukcesu ich organizacji.

2. Zaproponuj rozwiązanie problemów, wykorzystując nowy benefit wellbeingowy

Pokaż, jak twoje rozwiązanie wpłynie na rozwiązanie problemu lub polepszenie obecnej sytuacji. Pokaż liczbowo, na ile obecnie rozwiązanie wpłynie na poprawę funkcjonowania pracowników w firmie i zaproponuj oś czasu, kiedy dane efekty staną się zauważalne. Określ swoje KPI danego projektu. Jak to zrobić?

• Określ konkretne rozwiązanie

Masz już zdiagnozowany problem w twojej firmie, potrafisz wskazać dane i na podstawie dokładnej analizy wiesz, że np. rezygnacja z kafeterii benefitów i wdrożenie nowego benefitu wellbeingowego wpłynie pozytywnie na poziom zadowolenia pracowników i nie nadwyręży przewidzianego budżetu.

• Określ czas wprowadzenia zmian oraz etapy

Podziel projekt na mniejsze elementy, żeby ułożyć je na planie kalendarzowym. Zdecyduj, ile ma potrwać okres testowy, kto będzie w grupie testowej –  dzięki temu w praktyce sprawdzisz, jak twoje rozwiązanie wpłynie na daną grupę i czy rezultaty są satysfakcjonujące. Nie wydasz na to dużego budżetu. Sprawdzisz też, ile czasu potrzebujesz np. na poinformowanie o nowym beneficie i czego do zareklamowania benefitu będziesz potrzebować (być może musisz uwzględnić pomoc innego działu? – zaznacz to na swoim planie działań).  Przy określaniu czasu, weź pod uwagę czas offboardingu z benefitu, gdyby ten się nie sprawdził (ile trwa, jaki jest okres wypowiedzenia, do kiedy pracownicy mogą z niego korzystać). Ustal też wstępny czas rezygnacji z obecnej oferty, jeśli zamierzasz z niej rezygnować lub zmieniać.

• Określ budżet na test oraz na pełne wdrożenie. 

Podaj dokładną cenę benefitu przy wdrożeniu jej dla całej firmy oraz ile będzie kosztował okres testowy. Porównaj oferty i pokaż, że dana cena jest najbardziej atrakcyjna na rynku lub uwzględnia najważniejsze dla was elementy. Dodatkowo, sprawdź ile będzie cię kosztował proces informowania pracowników o nowym beneficie, czy wykorzystać materiały usługodawcy, czy zaangażujesz inne działy w ten projekt. 

• Określ twój cel 

Skoro wiesz, jaki problem chcesz rozwiązać i opierasz się na danych historycznych, łatwiej będzie ci określić cel. 

Przykład 1: Jeśli poziom satysfakcji pracowników z oferty benefitowej wynosił zaledwie 31%, to chcesz, żeby nowy benefit wpłynął na wzrost zadowolenia pracowników do poziomu 60%. 

Przykład 2: Jeśli jedynie co piąty pracownik korzystał z benefity, chcesz aby z nowej strategii benefitowej korzystał co trzeci pracownik. 

Przy ustaleniu celu wskaż również, w jaki sposób będziesz go mierzy (dane firmowe, ankiety satysfakcji itp).

3. Określ zwrot z inwestycji 

Wiesz już, jaki masz cel i jak będziesz go monitorować. Określ ROI inwestycji którą wprowadzasz. Jeśli nie masz danych historycznych o kosztach benefitów i tego jak przekładały się one na efekty biznesowe, to skorzystaj z danych rynkowych, np. “1$ zainwestowany w wellbeing pracownika to 6$ zwrotu dla firmy ze względu na wzrost produktywności, zaangażowania, ilość zwolnień lekarskich” (dane Harvard Business Review). Zwrot inwestycji jest zależny od problemu, który rozwiązujesz. Możesz np. określić koszty rekrutacyjne (i o ile będą one mniejsze, gdy ten proces będzie krótszy) lub poziom absencji pracowników i ile on obecnie kosztuje firmę. 

Zobacz jak obliczyć ROI z rozwiązań wellbeingowych >>

Budowanie strategii benefitowej

Praca na danych, dokładna analiza i rozpisanie procesu projektu pozwoli ci nie tylko przekonać zarząd do wybranego przez ciebie rozwiązania, ale też zweryfikuje obecną sytuację firmy. Według Sodexo, aż 49% pracowników uważa, że benefity pracownicze oferowane przez pracowników nie są dostosowane do ich obecnej sytuacji i potrzeb. Zawsze warto analizować obecną sytuację i szukać nowych rozwiązań. W obecnych czasach potrzeby pracowników zmieniają się dynamicznie, inne też potrzeby mają pokolenia Z czy Milenialsów. Dlatego warto trzymać rękę na pulsie i aktualizować ofertę benefitową w swojej firmie. 

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Z chęcią dowiemy się więcej o Twoich potrzebach, jak i wątpliwościach czy problemach z którymi się mierzysz. Wypełnij formularz – a my odezwiemy się do Ciebie.