Wyzwania działów HR w kryzysie inflacyjnym

Pracownicy działów HR znajdują się między młotem a kowadłem. Z jednej strony muszą spełnić oczekiwania biznesowe, takie jak postawione przed działami KPI, OKR-y oraz inne czynniki, które zarząd zakładał, że będą osiągnięte. Z drugiej strony HR ma troszczyć się o pracowników i ich potrzeby, dbając o ich motywację i zadowolenie z pracy tak by ci mogli wykonywać swoją pracę w sposób efektywny i zaangażowany. Ich zadowolenie przekłada się bowiem na jakość rezultatów i wyniki finansowe.

Te dwie sytuacje mogą ze sobą kolidować, zwłaszcza jeśli przywołamy przykład podwyżek czy innych benefitów pozapłacowych, na które firmę nie stać.

Czyją rolą jest zatrzymanie pracownika?

Najłatwiej powiedzieć, że za rotację pracowników odpowiada HR, jednak to nie jest prawda. To rola całej organizacji, a zwłaszcza części managerskiej, liderskiej. Nie od dziś wiadomo, że pracownik odchodzi od złego managera, nie firmy. Osoby zarządzające zespołami i całymi działami mają ogromny wpływ na poziom zadowolenia pracowników. To oni na co dzień wpływają na atmosferę w pracy, procesy oraz komunikację. Zatem w ich szczególnym interesie powinna być troska o zatrzymacie swojego pracownika na stanowisku i zapewnienie mu takich warunków pracy, które pozwolą wykonywać obowiązki efektywnie.

Rola HR polega przede wszystkim na wspieraniu managerów i liderów, na tym by dostarczać im wiedzę, rady oraz wskazówki dotyczące właśnie tego, jak zadbać o dobrą atmosferę w zespole, komunikować się między sobą, rozwiązywać problemy itd.

Co HR może zrobić, aby zatrzymać pracownika:

• Badać sytuację w firmie i poziom zadowolenia – w tym realne potrzeby pracowników. Warto co jakiś czas przeprowadzać ankietę satysfakcji lub rozmowy z pracownikami na temat sytuacji w firmie.
• Analizować dane, które zbierze podczas rozmów lub ankiet.
• Uświadamiać/edukować pracowników (szczególnie tych w rolach liderskich, ale nie tylko) na temat zmian zachodzących w firmie, nowych wyzwań komunikacyjnych itd.
• Proponować rozwiązania / działania, które mogłyby odpowiadać realnym potrzebom pracowników. Oferować warsztaty na temat komunikacji, zarządzania finansami czy np. panowania nad stresem.
• Wdrażać lub pomagać wdrażać zaakceptowane rozwiązania.
• Wspierać organizację i pracowników.

Jak zbudować strategię HR na 2-3 lata kryzysu

Sytuacje kryzysowe często dzieją się nagle i trudno je przewidzieć, tak jak trudno przewidzieć, ile będą trwały. W sytuacji, w której obecnie znalazły się firmy: pandemia, wojna w Ukrainie, kryzys klimatyczny, inflacja – działy HR muszą być świadome, że czas kryzysu będzie trwał nawet 2-3 lata. Już teraz niektóre źródła mówią, że jesteśmy dopiero na początku większej recesji. Dlatego warto opracować strategię długofalową, czyli przygotować proces: jak my jako organizacja będziemy reagować na zagrożenia, które się pojawią. Warto pomyśleć o tym wcześniej, zanim firma stanie przed momentem kryzysowym.

Jakie elementy strategii można wyróżnić?

•  Wstrzymanie rekrutacji – a jednocześnie priorytetyzacja stanowisk, które dla firmy są kluczowe. Wstrzymanie rekrutacji dotyczy więc stanowisk mniej kluczowych.
• Redukcja etatów.
• Zorganizowanie dodatków do pensji dla pracowników, którzy przejmują zadania w związku z redukcją etatów.
• Tymczasowe ograniczenie wymiaru etatów.
• Tymczasowa obniżka pensji.

Zwróćmy uwagę na to, że każde działanie (np. zwolnienie pracowników) niesie ze sobą skutki, na które musimy się wcześniej przygotować (w tym przykładzie jest to obciążenie pozostałych pracowników, które może skutkować wypaleniem). Warto pamiętać o tym, że w sytuacji kryzysowej firmy szczególnie potrzebują optymalizacji procesów i ich “odchudzania”. Firma potrzebuje ludzi, którzy działają efektywnie i sprawnie, dlatego należy dokładnie przeanalizować sytuację kadrową, żeby wiedzieć, które stanowiska i którzy pracownicy będą niezbędni w zapewnieniu funkcjonalności firmy.

Czy pracownicy zgodzą się na takie zmiany jak obniżka pensji czy redukcja etatów? Oczywiście nie wszyscy, ale w momencie kryzysowym, np. wobec recesji, pracownicy są wstanie zmniejszyć swoje oczekiwania na rzecz pozostania na stanowisku. W sytuacji podbramkowej zmieniają się priorytety i każdy to rozumie. Pracownicy wtedy są bardziej skłonni do zaakceptowania redukcji etatu czy pensji, niż likwidacji stanowiska.

Presja inflacyjna a zdrowie psychiczne pracowników i pracownic

Presja jest czynnikiem środowiskowym, który silnie wpływa na zdrowie psychiczne. Pracownik każdego szczebla może przeżywać obecną sytuację na świecie i obawiać się np. rosnącej inflacji. Ta rosnąca obawa może być spotęgowane przez pojedyncze wydarzenia: ktoś w moim otoczeniu został bez pracy, u kogoś zwiększono ratę kredytu itd. W takich sytuacjach bardzo łatwo o plotki czy sianie strachu. Dlatego bardzo ważna jest duża uważności na to, co się dzieje z ludźmi w pracy. Obserwacja, aktywne słuchanie, analiza tego co się dzieje. Dopiero na podstawie tak zebranych informacji firma może wyjść z propozycjami działań, które będą uwzględniać potrzeby pracowników i odpowiadać na wyzwania, przed którymi stoją.

Pracownik, który zostanie wysłuchany i dostrzeżony poczuje się bezpieczniej, a to będzie miało wpływ na poziom jego zaufania do organizacji. Bardzo ważne jest, aby przy propozycji jakichkolwiek działań, nie zgadywać potrzeb ludzi – a słuchać i sprawdzać, jak osoby na różnych stanowiskach opisują obecną sytuacje, jakie mają potrzeby, na co zwracają uwagę. Tylko w ten sposób dział HR może dowiedzieć się, jakie działania warto wprowadzać.

Objawy kryzysu w firmie – na co zwracać uwagę?

Kryzys to sytuacja, w której nasze funkcje i działania w obszarach poznawczych, behawioralnych, fizjologicznych, emocjonalnych mogą się w drastyczny sposób zmieniać. Jeśli zachowanie pracownika nagle się zmienia na gorsze (może być rozdrażniony, bardziej wrażliwy, zdenerwowany lub np. będzie się spóźniał) to znak, że dana osoba może właśnie przeżywać kryzys emocjonalny, który wpływa na poziom jej funkcjonowania w pracy. Jak jeszcze objawia się kryzys? Osoby w kryzysie często opisują swój stan jako “wybicie” z normalnego trybu życia: odczuwają dyskomfort emocjonalny, wysokie napięcie, swego rodzaju paraliż funkcjonowania. Takie osoby mają wrażenie utraty kontroli nad życiem i czują się zagubione.

Bardzo ważna jest obserwacja stanu psychicznego liderów i managerów. Dlaczego? Ich kondycja ma duży wpływ na pozostałych pracowników zespołów. Warto zastanowić się, czy takie osoby nie powinny mieć dodatkowych warsztatów albo konsultacji z coachem, trenerem czy terapeutą. Te osoby pracują niejednokrotnie pod presją – tym bardziej należy je obserwować i pytać, jak się czują, mając na uwadze to, że liderzy są narażeni na kryzys emocjonalny bardziej niż pozostali pracownicy.

Podwyżki inflacyjne a konflikt pracownik – pracodawca 

Presja płacowa ze strony pracownika jest naturalna i zrozumiała. Pojawia się zarówno w momencie stabilnej sytuacji gospodarczej, jak i w czasach kryzysów. W pierwszym przypadku firma może elastycznie podchodzić do oferowanych wzrostów wynagrodzenia, zakładając np. wzrost sprzedaży – jednak nawet wtedy będzie negocjować jak najmniejszą podwyżkę. W sytuacji kryzysowej firmy obawiają się utraty klientów i przewidują mniejsze zyski, dlatego tym bardziej niechętnie myślą o podwyższeniu wynagrodzenia.

To typowy konflikt na linii pracownik – pracodawca. Zrozumiałe jest, że każdy z tych podmiotów troszczy się o własne interesy. Z biznesowego punktu widzenia, firmie zależy na uzyskaniu najlepszej jakości pracy za najniższe wynagrodzenie, zaś pracownikowi zależy by zarabiać jak najwięcej za pracę, którą świadczy. Taka sytuacja konfliktowa jest całkowicie normalna. HR oraz osoby na kierowniczych stanowiskach powinni mieć na uwadze to, że pracownik nie będzie uwzględniał punktu widzenia firmy (mniejszy zysk, strata klientów) a swój własny. I kiedy przychodzi negocjować swoje wynagrodzenie, każdy myśli o swoim własnym zysku – i jest to zupełnie naturalne.

Jak zadbać o pracownika w trudnym momencie kryzysu gospodarczego?

Kompromis nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem i może doprowadzić do niezadowolenia i poczucia niespełnienia swoich potrzeb. Dlatego przy negocjacjach finansowych, gdy pracownik prosi o podwyżkę, warto pozwolić sobie na rozmowę również o innych formach benefitów. Jeśli HR zachowa duży poziom kooperatywności a jednocześnie będzie asertywny, może namówić pracownika na wejście w obszar “rozmowy o potrzebach”. Co to znaczy? Podczas rozmowy może się okazać, że pracownik, który przyszedł rozmawiać o podwyżce, wyjdzie z informacją o beneficie, który go zadowoli i będzie odpowiadał na jego potrzeby. Podwyżka wcale nie musi być jedyną opcją przy takich rozmowach.

Jak rozmawiać z pracownikami o podwyżkach inflacyjnych i nie tylko

Jak dojść do momentu, w którym pracownicy sami mówią nam o swoich potrzebach i odczuciach?
Warto doskonalić metodę aktywnego słuchania – czyli krytyczny ogląd tego co słyszymy, ale również analiza własnych uczuć i reakcji na to, co słyszymy. W aktywnym słuchaniu nie chodzi o przekonanie kogoś do czegoś. Jest to sposób rozmawiania, którego celem jest to by dowiedzieć się jak najwięcej o motywacjach danej osoby i zrozumieć, co ona chce nam przekazać. Aby skorzystać z metody aktywnego słuchania, należy znaleźć się ,,w porządku rozumienia” czyli zadbać o swoje podejście do rozmowy.

Elementy porządku rozumienia:

• Ciekawość tego, co dana osoba ma nam do powiedzenia, bez krytyki.
• Otwartość na usłyszenie odpowiedzi (nie zawsze to, co ktoś nam powie, będzie dla nas miłe lub korzystne).
• Skupienie się na rozmówcy.
• Życzliwość wobec rozmówcy.
• Brak oceny – w tym nawiązań ad personam.
• Brak agresji słownej (np. ironii, sarkazmu, bo mogą być postrzegane jako atak, szyderstwo lub budowanie dystansu).

Poza postawą aktywnego słuchania, mamy też inne sposoby komunikacji, które możemy wykorzystać podczas rozmowy:

• Pytania dziennikarskie, na które nie można odpowiedzieć tak lub nie. Inaczej: pytania otwarte – kto, co, jak, kiedy, gdzie, po co.
• Parafraza, klaryfikacja, odzwierciedlenie, pozytywne wzmocnienie.

Dlaczego mówimy o potrzebie identyfikacji potrzeb?

Podczas rozmowy o finansach zawsze należy sobie uświadomić, że pieniądze są po coś – wynikają z konkretnej potrzeby. W związku z tym ważne jest, aby zrozumieć potrzeby pracowników, bo dopiero wtedy zrozumiemy ich motywację finansową. Być może będziemy mogli pomóc w zaspokojeniu ich potrzeb bez konieczności dawania podwyżek, np. przez różnego rodzaju benefity, które będą również opłacalne dla pracodawcy. 

Pieniądze dają przede wszystkim:

• Wolność
• Niezależność
• Status

Benefity oprócz czy zamiast podwyżki inflacyjnej

Nie wiesz, czego potrzebują Twoi pracownicy? Spytaj. Podczas rozmowy może okazać się, że ich potrzeby mogą być zagospodarowane przez benefity pozapłacowe i podwyżka nie będzie wówczas konieczna. Jednak żeby to wiedzieć, HR musi rozmawiać z pracownikami i pytać: co dla ciebie jest ważne w tej podwyżce, o jakie potrzeby chcesz zadbać. (Pamiętajmy, że podwyżka w czasach inflacji nie zawsze jest nagrodą, bo właściwie wyrównujemy starą pensje do obecnej wartości pieniądza.)

Bardzo ważne jest, żeby nie oceniać odpowiedzi. Jako dział HR wcale nie musimy się z nią zgadzać czy utożsamiać. Chodzi o wysłuchanie pracownika. W zależności od tego, co usłyszymy, możemy mieć wrażenie, że coś jest dla nas drażniące (np. potrzeby innego pokolenia, które może mieć inne wartości), jednak nie możemy tego oceniać.

Oprócz pieniędzy, ważne są również inne elementy pracy. Kluczowe dla motywacji pracowników są: poczucie sensu, kontekstu i znaczenia wykonywanych zadań oraz zrozumienie i docenienie przez przełożonych i współpracowników. Wszystkie te elementy są zależne od liderów i dlatego tak ważne jest, żeby obserwować zachowanie managerów i oferować pomoc oraz wsparcie, kiedy tego potrzebują. Ich sposób pracy, nastrój i zachowanie będą wpływać na zespoły.

Czy jednak poczucie sensu i docenienie z pracy wystarczy, by utrzymać pracownika? Badanie pracuj.pl z marca 2021 r. wskazuje, że wyraźna większość pracowników woli podwyżkę, nawet jeśli jej wartość jest niższa od benefitu. Czy w takim razie jedyną opcją jest podwyżka?

W raporcie pojawiają się wyjątki, czyli benefity, które szczególnie interesują pracowników. Są to: usługi/produkty/udogodnienia, które są poszukiwane, potrzebne a wyraźnie droższe lub niedostępne, np. wszelkiego rodzaju abonamenty medyczne, ubezpieczeniowe/sportowe/psychologiczne/żywieniowe/karta paliwowa. Benefitem (korzyścią) może być więc sam dostęp do usługi.

Jak być asertywnym w rozmowach o podwyżce inflacyjnej?

Rozmowy o podwyżce nie zawsze są łatwe. Może się okazać, że jako HR prowadzimy rozmowę z pracownikiem, który prosi o podwyżkę, a my nie zgadzamy się z jego argumentami. Można wtedy okazać zrozumienie i uznać adekwatność potrzeb, a jednocześnie asertywnie nie zgodzić się na proponowane rozwiązanie, które narusza nasze potrzeby lub wykracza poza możliwości firmy. Kluczem jest asertywna odmowa, która jest racjonalna w takich sytuacjach. Oto przykład: 

“Rozumiem, że potrzebujesz podwyżki. Zgadzam się, że w normalnych warunkach chętnie przyznałabym/przyznałbym ci daną podwyżkę, patrząc na ilość pracy oraz wkład w zespół/firmę, który wnosisz. Jednak w tym momencie nie możemy pozwolić sobie na podwyżkę na twoim stanowisku”.

Co powoduje, że ludzie zostają w firmie?

W niektórych sytuacjach zarówno pracownik jak i dział HR są bezradni. Jeśli człowiek nie ma z czego zapłacić kredytu/rachunków, to żaden czynnik pozafinansowy nie pomoże – taki pracownik będzie szukał innej, lepiej płatnej pracy. Bezradność to doświadczenie, które spotyka każdego człowieka i w takich sytuacjach jest ono zasadne. Ważne jest, aby w tym poczuciu bezradności dać drugiej osobie coś, co nazywamy “świadomym towarzyszeniem”.

Z bezradnością należy się nauczyć obchodzić, gdyż jest ona czasami nieunikniona i pojawia się w życiu każdego człowieka. Nieradzenie sobie z bezradnością może prowadzić do kryzysów psychicznych czy depresji. Ważne jest, aby dawać sobie na nią pozwolenie. Czasami trzeba zaakceptować fakt, że nie ma możliwości “naprawienia” sytuacji i że jesteśmy wobec czegoś bezradni.

Czynniki pozapłacowe mają duże znaczenie w momencie, gdy pracownik ma zaspokojone (według własnego osądu) minimum potrzeb. Czy taki pracownik zostanie w firmie? Jest kilka bardzo istotnych czynników, które temu sprzyjają:

• Dobre relacje – warto sprawdzić, jakie ta osoba ma zawiązane relacje, jak funkcjonuje w zespole. Często dzieje się tak, że pracownik nie zrobi czegoś dla organizacji, ale dla ludzi w firmie – już tak. Tutaj ponownie pojawia się ważna rola lidera i tego, w jaki sposób buduje on zespół. Relacja zaczyna się od rekrutacji. Dodatkowo, warto zadać sobie pytanie: czy ludzie wiedzą, że wy jako liderzy/firma chcecie, żeby zostali? Często ten komunikat ucieka i nie jest jasny dla pracowników. Tymczasem wielu z nich chciałoby czasem usłyszeć: ,,zależy mi na tym, żebyś został w naszej firmie, bardzo dużo wnosisz do naszego zespołu, bardzo doceniam twoją pracę i nie chciał*bym, żebyś odeszła”. Wszystkie te elementy tworzą relację między pracownikiem a firmą.
• Poczucie sensu i związane z nim poczucie wpływu na bieg wydarzeń (jego przeciwieństwem jest bezradność).
  

• Poczucie solidarności – podejście “jesteśmy w kryzysie, ale jesteśmy w tym razem”. Aby osiągnąć takie podejście, ważna jest transparentność i pokazywanie tego, w jakim miejscu jest obecnie firma. Przez plotki o np. zwolnieniach i kryzysie, pracownik może zdecydować się na szybką zmianę pracy.

• Wsparcie ze strony firmy- np. poprzez warsztaty czy benefity, które są potrzebne do rozwoju albo pomagają radzić sobie z trudną sytuacją. Przykładowo, wsparcie w trudnej sytuacji finansowej zapewni coach finansowy, a terapeuta czy coach kryzysowy pomogą poradzić sobie z kryzysem psychicznym.

Benefity to nie wszystko…

Poziom rotacji jest wskaźnikiem oddziaływania. Na rotacje wpływa mnóstwo czynników: sytuacja w kraju, chęć zmiany branży, rynek pracy, czynniki ludzkie itd. Do zadań działu HR należy wprowadzanie działań zachęcających pracowników do pozostania w firmie, jednak ich wpływ może nie być wystarczający nawet mimo szczerych chęci. Ważne jest, aby pracownicy działów HR mieli tego świadomość i nie obwiniali się, jeśli pracownicy jednak decydują się zmienić miejsce pracy.

Chcesz wiedzieć więcej?

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o benefitach pozapłacowych, polecamy artykuł: Czy warto inwestować w benefity pracownicze w kryzysie?

Być może to dobra okazja, by zastanowić się jakie benefity przydadzą się w twojej firmie? Porozmawiaj z nami na temat wyzwań, przed którymi stoi wasza firma, a my znajdziemy rozwiązanie skrojone na wasze potrzeby, np. oferując warsztaty dla pracowników lub menagerów na tematy dla Was ważne lub pełną formę opieki psychologicznej.