First time manager – wszystko co musisz wiedzieć

Autorka: Magda Jelonkiewicz-Bałdys

Właśnie otrzymałeś swój pierwszy awans w życiu ze specjalisty na stanowisko menedżerskie. Z jednej strony – czujesz się wyróżniony, doceniony i masz nadzieję na dalszy rozwój zawodowy. Z drugiej, jesteś pełen obaw przed zmianą. Jak to będzie zarządzać swoimi dotychczasowymi kolegami i koleżankami z zespołu? Jak ułożyć sobie współpracę z nowym przełożonym? Jak pracować, by wywiązać się z otrzymanego kredytu zaufania i uwiarygodnić decyzję o swoim awansie?

Zanim wskoczysz w wir pracy – poświęć czas, aby dobrze rozpoznać charakter swojego stanowiska i oczekiwania względem funkcji, którą będziesz od teraz pełnić. Skorzystaj z możliwości rozmowy ze swoim dotychczasowym przełożonym, nowym szefem i członkami zespołu zanim zaplanujesz sobie pracę na najbliższe tygodnie.

W organizacjach z kulturą otwartego feedbacku, proces spotkań i wymiany doświadczeń jest czymś zupełnie naturalnym. Bądź osobą, która jest częścią tej kultury lub twórz ją sam!

O co możesz pytać podczas spotkań? Jakie informacje warto zdobyć?

Poniżej znajdziesz samouczek, będący częścią naszego kursu „First Time Manager” przygotowanego specjalnie dla młodych stażem menedżerów oraz osób przygotowujących się do pełnienia funkcji liderskich. Prezentujemy w nim przykładowe obszary i pytania, które warto zadać podczas rozmowy z dotychczasowym szefem, nowym szefem i nowym zespołem.

First time manager a dotychczasowy przełożony

Twój dotychczasowy przełożony zna ciebie, twój zakres obowiązków styl pracy. Może cię wesprzeć coachingowo i zadaniowo. Sam(a) ma za sobą doświadczenie awansu, więc jest cennym źródłem informacji, jak najlepiej odnaleźć się w tym niełatwym procesie zmian: na czym się skupić, czego unikać. Dodatkowo, twój szef zna preferowany przez ciebie styl pracy i może przewidzieć czekające cię trudności w zarządzaniu innymi. Czas przejścia z jednej roli do drugiej w organizacji łączy się z szeregiem dodatkowych zadań: pozamykania spraw w „starym” zespole i nauki nowej roli. Twój dotychczasowy przełożony może być pomocny również i w tym zakresie, a nawet przejąć komunikację z nowym menedżerem względem Twojej dostępności i gotowości przejścia do nowego działu.

Pytania dotyczące przekazania obowiązków:

Do kiedy mam przekazać wszystkie dotychczasowe obowiązki mojemu zastępcy?
Jakie są twoje oczekiwania względem moich zadań w okresie przejścia w nową rolę? Które z nich są priorytetem?
Które z moich zadań mogę oddelegować, aby zwolnić sobie czas na przekazywanie obowiązków mojemu zastępcy? Komu najlepiej?
Jakie mamy opcje, jeśli nie znajdziemy zastępcy za mnie przed datą mojego odejścia?
W jaki sposób możesz mi pomóc, jeśli musiałbym okresowo wykonywać pracę na obu stanowiskach?

Feedback dotychczasowej pracy

Które z moich cech są według ciebie moim największym atutem w roli lidera zespołu?
Na które moje słabości powinienem mieć baczenie na etapie wdrażania się w nową rolę? Co mogę zrobić, aby doskonalić się w tym zakresie?
Biorąc pod uwagę moje mocne i słabe strony, jakie najtrudniejsze wyzwania stoją przede mną według ciebie?

Informacje potrzebne do pełnienia nowej funkcji

Jakie informacje na mój temat przekazał*ś mojemu nowemu przełożonemu?
Z twojego doświadczenia, jakie są nieoczywiste albo najbardziej zaskakujące aspekty zarządzania ludźmi, o których powinienem wiedzieć? Czego żałujesz, że nie wiedział*ś przed swoim własnym awansem, a co ułatwiłoby Ci pracę?
Jakie główne elementy powinienem włączyć w mój plan wdrażania się w nową rolę w ciągu najbliższych 30, 60 i 90 dni?
Czy możemy mieć follow-up meeting, gdy zaplanuję sobie swoje cele na wdrożenie w nową rolę?
Jak myślisz, z kim jeszcze w naszej organizacji mógłbym porozmawiać, kto mógłby mnie wesprzeć w tym procesie?

Spotkanie rozpoczynające współpracę z nowym przełożonym

Prawdopodobnie miałeś już szansę poznać swojego przełożonego podczas rozmowy rekrutacyjnej na stanowisko menedżerskie. Pierwsze spotkanie po objęciu stanowiska będzie świetną okazją do podziękowania za okazane zaufanie oraz do sprawdzenia, czy macie jednolite spojrzenie na zakres obowiązków i odpowiedzialności przypisanych do twojego nowego stanowiska. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zapytać o możliwość regularnych spotkań celem upewnienia się, że jesteś na właściwym torze w tworzeniu koncepcji pracy w nowym zespole.

Które z obowiązków przypisanych do mojej roli są z twojej perspektywy najistotniejsze?
Na jakie nieprzewidziane trudności powinienem się przygotować?
Które obszary pracy wymagają szczególnej uwagi na samym początku?
Czy ustalone procesy w zespole wymagają zmian?
Czy mamy wszystkie zasoby (finansowe, technologiczne, ludzkie, itp.) do wykonywania pracy?
W jaki sposób mogę ułatwić ci pracę?
Co jest dla ciebie najistotniejsze w działaniu i w raportowaniu?
Co możesz mi podpowiedzieć o moim zespole?

Spotkanie z nowym zespołem – wyzwanie młodego managera

Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz – przygotuj się więc starannie do spotkania ze swoim zespołem. Przemyśl, w jaki sposób chciałbyś się zaprezentować. Warto przekazać zarys swojej wizji waszej współpracy – jakie masz oczekiwania i preferowany styl pracy. Dla ciebie to również doskonała możliwość przyjrzenia się zespołowi jako całości, zobaczenia spontanicznie wyłaniających się ról zespołowych i charakterystycznych dla nich zachowań. Kto jest aktywny? Kto wycofany? Kto docieka i zadaje pytania? Kto analizuje i wyłapuje błędy w wypowiedziach innych? Kto zauważa nieścisłości?

Po spotkaniu grupowym zaplanuj indywidualne spotkania z każdym z pracowników. Poniżej przedstawiamy garść sugestii odnośnie pytań, które warto na nich poruszyć.

Podstawy funkcjonowania w firmie

Jaki jest zakres Twoich obowiązków i w jaki sposób Twoja praca wiąże się z celami strategicznymi firmy?
Jakie masz oczekiwania względem mnie w roli przełożonego?
Jakie są Twoje cele zawodowe?
Jakie doświadczenia i obszary do rozwoju są dla Ciebie istotne?
Jak myślisz, co jest mocną i słabą stroną zespołu? A Twoją?
Na jakich projektach pracowałeś, co chciałbyś dalej robić?

Informacje o roli zespołowej i stylu pracy

Jaka jest twoja dotychczasowa ścieżka kariery? Co Cię przyciągnęło do pracy na tym stanowisku w tej organizacji?
W jaki sposób preferujesz komunikować się ze mną (telefon, email, slack, osobiście)?
Jak często powinniśmy się spotykać jako zespół i jeden na jeden? Jak często chciałbyś otrzymywać i dawać feedback?
W jaki sposób chciałbyś rozwiązywać trudności i konflikty? Jaki masz preferowany styl rozwiązywania konfliktów?
Jakie były najlepsze cechy Twojego poprzedniego menedżera?

Potrzeby pracownika

Czego oczekujesz od mojego stylu zarządzania? Ode mnie na tym stanowisku?
Jakie masz pytania lub wątpliwości odnośnie mnie w roli przełożonego?
Jakie największe wyzwania mnie czekają?
Na co będziesz zwracać uwagę, oceniając moją pracę jako swojego przełożonego? Co jest w tym zakresie dla ciebie istotne?
Jakiego pilnego sukcesu potrzebuje nasz zespół? W jakim obszarze? Jak ty możesz pomóc?

Moment przejścia z roli specjalisty do roli przełożonego nie jest łatwy. To moment, w którym żegnasz się z pracą, jaką znałeś do tej pory – pracą, w której byłeś odpowiedzialny za sumienne wykonywanie powierzonych ci obowiązków. Teraz potrzebujesz nauczyć się nowych kompetencji. Będziesz ustalać procesy i standardy pracy, zarządzać różnorodnością, rozpoznawać i wspierać talenty. Spotkają cię też trudne sytuacje interpersonalnie: nowi podwładni będą testować granice, możesz doświadczyć rywalizacji i otwartej krytyki. Awans bezsprzecznie uczy – nie tylko nowych kompetencji biznesowych, lecz również tego, co kształtuje charakter. Od ciebie zależy, jak wykorzystasz tę szansę. Nie obawiaj się sięgać po doświadczenie kolegów i koleżanek po fachu, literaturę liderską czy dedykowane szkolenia, które ułatwią i usprawnią proces stawania się twoją własną najlepszą wersją menedżera.

Autorka:

Magda Jelonkiewicz- Bałdys, trenerka liderów i psychoterapeutka w HearMe. Prowadzi warsztaty i webinary dla firm, podczas których wyposaża menedżerów w szereg narzędzi do swobodnego i pewnego pełnienia funkcji liderskich.

Szkolenia młodego managera

Jak jeszcze możesz przygotować się do nowego stanowiska? Wiele firm oferuje dodatkowe szkolenia dla początkujących managerów, ale również dla tych z większym stażem, którzy chcą dowiedzieć się więcej o modelach zarządzania, komunikacji zespołowej itd. Manager cały czas będzie stawał przed nowymi wyzwaniami, dlatego tak istotne jest, aby firmy dawały mu możliwość na poszerzanie kompetencji. Będzie to korzystne dla pracownika, jak i dla pracodawcy.
W HearMe rozumiemy te potrzeby, dlatego stworzyliśmy warsztat Młodego Managera, który pomoże początkującym managerom przygotować się do nowej funkcji.

First time manager – warsztat

Autorzy artykułu “Why Bosses Matter” ze Stanford Graduate School of Business wykazali, że pracownicy, którzy mają lepszych menedżerów, są mniej skłonni do opuszczenia firmy. Wyniki ich badań przeprowadzanych na przestrzeni 5 lat pokazują też wyraźny związek między wydajnością pracy a rolą liderów: zastąpienie gorszego managera lepszym zwiększyło łączną produktywność zespołu średnio o 13% – to więcej niż dodanie jednego nowego pracownika do zespołu złożonego z dziewięciu osób (11%).

Celem warsztatów “First Time Manager” jest wyposażenie nowo awansowanych liderów w szereg narzędzi do swobodnego i pewnego pełnienia funkcji liderskich, w szczególności:

poszerzenie samoświadomości lidera w zakresie swoich kompetencji i naturalnie mocnych stron,
wzmocnienie poczucia bycia na właściwym miejscu,
zachęcenie od budowania partnerskich relacji w organizacji w oparciu o otwartą komunikację i wyrażanie swoich potrzeb wprost,
nauka samoregulacji emocji.

Chcesz wiedzieć więcej?

Chcesz wiedzieć więcej o szkoleniu? Jak wygląda ono w praktyce, ile dni obejmuje, kto może się zapisać? Nie czekaj, uzupełnij formularz a my skontaktujemy się z Tobą i odpowiemy na wszystkie pytania.