Zarządzanie kryzysowe – praktyczne porady dla HR
Jak liderzy mogą poradzić sobie z kryzysem psychicznym?
16 września 2022
Czy warto inwestować w benefity pracownicze w kryzysie?
28 września 2022
Praktyczna strona radzenia sobie z kryzysem w organizacji przez działy HR
Jak zarządzać finansami w czasie inflacji – dobre praktyki i wskazówki dbania o dobrostan.
W czasach kryzysu specjaliści i specjalistki HR znajdują się w niezwykle trudnej sytuacji: muszą pogodzić interesy biznesu z interesem ludzi, którymi się opiekują.
Na szczęście istnieją sposoby na to, by skutecznie stawić czoła tym wyzwaniom, a przy tym zadbać o siebie i swój dobrostan. Opowiadała o nich podczas wtorkowego webinaru Anna Ukalska – specjalistka HearMe, psycholog, psychoterapeuta, a jednocześnie ekspertka HR czerpiąca z lat doświadczeń w działach HR małych i dużych firm.
W dzisiejszym artykule znajdziesz podsumowanie webinaru ,,Kryzys i idące za tym zmiany w organizacji: Jakich błędów unikać i o co zadbać przy planowaniu zmian”.
Podczas spotkania zostały poruszone tematy takie, jak:
- Rola HR i Managementu w obliczu kryzysu
- Kryzys w wymiarze mikro (Pracownik, Lider) i makro (organizacja)
- Pierwsza pomoc w obliczu kryzysu
- Sposoby wprowadzania i komunikowania zmian
- Inplacement i Outplacement
- Dobre praktyki offboardingowe
- Modele VUCA i BANI we współczesnym biznesie
- Techniki komunikacyjne dla przekazywania negatywnych wiadomości
- Rola psychoedukacji
Jeśli wolisz obejrzeć cały materiał, znajdziesz go na naszym kanale YouTube.
Rola działów HR w organizacji
Dział HR w organizacji jest mostem łączącym potrzeby ludzi z celami biznesowymi – co widać wyraźnie w momentach kryzysowych. Pracownicy i pracowniczki branży HR są fundamentem każdej firmy, dbając o dobro pracowników i jednocześnie realizując cele biznesowe. Tworzy to jednocześnie trudną sytuację, w której muszą patrzeć na każde wyzwanie z dwóch różnych perspektyw – co nie jest łatwe, ponieważ każda z tych stron (biznes i pracownik) ma swoje własne cele i potrzeby.
Dlatego bardzo ważne jest elastyczne podejście, polegające na uwzględnianiu potrzeb pracowników, ale też zmiennych potrzeb biznesowych. HR powinien mieć podejście H2H (human to human) czyli ,,człowiek do człowieka”. Chodzi o to, żeby angażować się w rozmowę, podchodzić empatycznie, angażować do działania. I to zarówno podczas rozmowy z pracownikami, jak i zarządem. Jednocześnie, podczas tych rozmów, HR-owi powinna towarzyszyć odwaga, która jest potrzebna do komunikowania trudnych decyzji.
Trudne zadania HR w obliczu kryzysu
Jednym z podstawowych działań HR jest ścisła współpraca z Biznesem i Zarządem. Bardzo ważna jest przy tym jednolitość i spójność działań. Sam dział HR bez współpracy z zarządem nie jest w stanie wdrożyć nawet najlepiej zapowiadających się rozwiązań. Nie ma również wystarczającej wiedzy na temat tychże rozwiązań: które są możliwe, które nie, a które będą dopiero realizowane w przyszłości. Komunikacja z zarządem jest kluczowa w budowaniu strategii HR-owej, podobnie jak komunikacja z pracownikami.
Jak HR powinien prowadzić komunikację w firmie w czasach kryzysu?
Komunikacja trudnych decyzji biznesowych
HR w obliczu kryzysu jest często zobligowany do przekazywania związanych z nim działań. Są to szczególnie zmiany w wielu obszarach, takich jak struktura organizacyjna czy plany i cele biznesowe.
HR powinien te informacje przekazywać w sposób konkretny i zrozumiały dla pracowników. Komunikacja powinna być przeprowadzona w oparciu o relację H2H, dzięki czemu pracownicy będą mieli poczucie zrozumienia oraz będą bardziej wyrozumiali na zmiany.
Kluczowe zadania HR w obliczu Kryzysu
Ważne jest to, aby informować pracowników o ofertach pomocowych, które są dostępne w organizacji. Dzięki temu pracownik będzie wiedział, gdzie szukać pomocy czy dodatkowych informacji i poczuje, że się nim opiekujemy. Przykładowe oferty pomocowe to:
Warto rozmawiać z zarządem o bolączkach i wyzwaniach pracowników, dzięki czemu możliwe będzie zrobienie zmian w poziomie KPI czy ilości projektów, za które pracownicy są odpowiedzialni. Być może KPI nałożone jakiś czas temu mogą nie być już aktualne i wymagają zmian? Dzięki informacjom od HR, zarząd wie, jakie jest w danym okresie podejście pracowników i ich nastawienie.
Współczesna dynamika biznesowa – VUCA
V(olatility) = zmienność
U(ncertainty) = niepewność
C(omplexity) = złożoność
Chaos i zamieszanie, nadmiar informacji, szum informacyjny, trudność w wychwyceniu istotnych danych.
A(mbiguity) = niejednoznaczność
BANI
Jak rozpoznać kryzys
Kryzys to przejściowy stan nierównowagi wewnętrznej – dotąd niespotykany, nie przetestowany, niezrozumiały. To stan dezorganizacji, w którym człowiek staje w obliczu zniweczenia ważnych celów życiowych lub zaburzenia swojego cyklu życiowego, powstający wskutek nieprzezwyciężalnych przeszkód (osobistych, zawodowych). Kryzys uderza przede wszystkim w poczucie bezpieczeństwa.
Wymiar mikro – każdy pracownik, specjalista, prezes, lider pracownik HR.
Wymiar makro – firma, w której pracujemy, kraj, w którym pracujemy, świat, w którym żyjemy.
Fazy kryzysu
Faza wstępna – pojawienie się stresora, szok.
Jaki jest cel wsparcia w kryzysie?
Najważniejsze jest zbudowanie odporności. Efektywna adaptacja w sytuacji kryzysu składa się z następujących etapów:
Pierwsza pomoc w kryzysie
Chcesz wiedzieć więcej na temat zdrowia psychicznego dla liderów? Zobacz nasze następne webinary.
Psychoedukacja – na czym polega?
W momencie kryzysowym bardzo ważna jest psychoedukacja. Każdy z nas może stosować się do rad psychologów lub podzielić się wiedzą z tego zakresu, aby inni mogli z niej skorzystać.
Oto kilka dobrych praktyk dbania o dobrostan psychologiczny:
Limituj i rozsądnie dobieraj źródła informacji, selektywnie korzystaj z mediów społecznościowych.
Fakty
Opieraj się na sprawdzonych, zweryfikowanych faktach. Kieruj się racjonalnym podejściem i logiką.
Emocje
Działanie
Wpływ
Odpoczynek
Regeneracja, relaksacja – work-life balance (lub work- life fit/integration). Zadbaj o równowagę.
Relacje z bliskimi
Uważność na siebie
Pomoc specjalistyczna
Pomocne pytania w kryzysie
- Jestem obok i pozostanę, ile będzie trzeba.
- Chcę Ci pomóc i jestem tu dla Ciebie.
- Dziękuję za Twoje zaufanie, że ze mną rozmawiasz.
- Przykro mi, że przeżywasz tę sytuację.
- Twoja reakcja jest dla mnie zrozumiała, bo przeżycie jest silne.
- Rozumiem, że to wszystko, przez co teraz przechodzisz, musi być dla Ciebie ogromnym ciężarem i bólem.
- Nie przepraszaj za swoje emocje, one są zrozumiałe.
- Co mogę zrobić dla Ciebie?
Jakie działania możesz podjąć?
Podczas trudnej rozmowy z pracownikiem warto stosować kilka złotych zasad:
- używaj zrozumiałego, niespecjalistycznego języka;
- zachowaj spokój, opanowanie i cierpliwość, mów spokojnie, kontrolując własne emocje;
- utrzymuj kontakt wzrokowy, słuchaj w skupieniu;
- okazuj wsparcie i zrozumienie emocji;
- zaproponuj powolne, spokojne, równomierne oddychanie;
- motywuj do skorzystania z pomocy psychologicznej i lekarskiej;
- zachowaj dyskrecję;
- bądź odważn* w przekazywaniu trudnych informacji;
- nie rozwlekaj tematu - odważnie i zwięźle informuj o decyzjach.
Model podejmowania decyzji RAPID
Ocena funkcjonowania i potrzeb oraz ocena sytuacji i stanu emocjonalnego, psychofizycznego.
Rozeznanie: gdzie, w jakim miejscu problem jest najbardziej palący, gdzie znajduje się punkt ciężkości, gdzie boli najbardziej. Problem nazwany staje się bardziej możliwy do rozwiązania, obniża poziom lęku, wprowadza porządek oraz poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji.
Wstępny plan i strategia działania, określenie kierunku dla sposobu radzenia sobie w trudnej sytuacji. Zidentyfikowanie i uruchamianie własnych zasobów, podejmowanie małych nawet działań w celu rozpoczęcia procesu adaptacji do nowej sytuacji i zmiany.
(Więcej technik podejmowania trudnych decyzji znajdziesz w naszym artykule: Jak liderzy mogą poradzić sobie z kryzysem psychicznym?)
Strategia działania w sytuacji kryzysowej
Odważna komunikacja sytuacji biznesowej oraz planowanych zmian i działań.
Przegląd odpowiedzialności i ról zawodowych. Przegląd struktury organizacyjnej razem z zarządem jest istotny, gdyż pozwala pokazać, które działy są na dany czas ważne strategiczne, a które mniej. To również przegląd kwalifikacji zespołów. Pewne obszary działalności mogą zostać wyciszone lub wyłączone – ale czy musi być to związane z redukcją etatów? Być może pewne zakresy obowiązków będą nieadekwatne lub będzie trzeba je zmodyfikować lub przesunąć pewne osoby do innych działów (tzw. implacement).
Właściwe, równomierne obciążenie pracą.
Organizacja i kultura pracy – benefity, czas pracy, work-life balance, urlopy, praca zdalna.
Elastyczna kultura organizacyjna, w tym: narzędzia i miejsce pracy, jasne procesy, procedury, spójność z wartościami, employee experience (doświadczenie pracownika), employee engagement (zaangażowanie pracownika), employee advocacy (promocja firmy przez jej pracowników).
Zarządzanie efektywnością połączone z systemem wynagradzania/premiowania. System, który reaguje na wzrost efektywności jest dużo lepszy niż dawanie wszystkim po równo. Doceniajmy pracowników, którzy bardziej się starają i gdzie widać wzrost efektywności.
Optymalizacja w obszarze zarządzania – planowanie budżetów (szkolenia, wynagrodzenia, zakupy, inwestycje, itp.), etatyzacji, struktury organizacyjnej. Optymalizacja pozwoli na określenie, które szkolenia są konieczne, a które już mniej. (Podobne jak w kwestiach inwestycji, które zostały zaplanowane wcześniej, a w momencie kryzysowych już nie będą miały wystarczającego przełożenia biznesowego.)
Strategia wellbeingowa i wsparcie psychologiczne
Strategia outplacementowa – budowanie mądrej strategii, dzięki której pożegnanie z pracownikiem będzie zorganizowane w przemyślany sposób. Ta praktyka pozwala na zachowanie dobrych relacji z pracownikami, którzy odchodzą. Dzięki temu zostają ambasadorami firmy i dobrze o niej mówią m.in. w mediach społecznościowych. Przekłada się to na employer branding, o którym piszemy poniżej.
Outplacement w organizacji
HR w momencie kryzysowym musi najpierw określić wspólnie z biznesem, które obszary w firmie są strategiczne i najbardziej znaczące w danym momencie – po to, by np. zainwestować bardziej w te działy lub zrekrutować więcej osób aby pracownicy nie byli przemęczeni i sfrustrowani. W ten sposób zadbamy o to, żeby najlepsze zespoły działały na pełnych obrotach. W podobny sposób należy przeanalizować, które działy w danym momencie są mniej znaczące strategiczne i np. przynoszą straty. Zastanówmy się, jak wykorzystać tę wiedzę przy redukcjach czy wprowadzeniu zmian.
Jak zbudować strategię outplacement w organizacji?
- Bądź w kontakcie z biznesem i działaj zgodnie ze strategią biznesową.
- Określ we współpracy z biznesem obszary strategiczne.
- Przemodeluj strukturę organizacyjną.
- Przeprowadź diagnozę posiadanych zasobów i kompetencji.
- Powołaj zespoły zadaniowe/interdyscyplinarne do wsparcia kluczowych projektów wspierających obszary strategiczne (wykorzystaj zasoby bez generowania dodatkowych kosztów – czyli wykorzystaj te osoby, które w związku ze zmianami mają mniej obowiązków).
- Przemyśl oddelegowanie: outsourcing/leasing pracowników tymczasowych lub współpracę B2B jako pomoc dla zespołów niezbędnych strategicznie.
- Zadbaj o employee experience (to, jak myślą o firmie jej pracownicy) i employer branding (to, jak firma jest postrzegana przez osoby z zewnątrz, m.in. w mediach społecznościowych).
- Zadbaj o employee advocacy w organizacji.
- Zadbaj o każdą osobę odchodzącą – indywidualne programy outplacementowe, w ramach których można przygotować taką osobę do szukania nowego zatrudnienia (np. poprzez coaching kariery) oraz pomóc jej określić, jakie umiejętności nabyła podczas pracy w firmie. Ważny jest też exit interview, czyli rozmowa z odchodzącym pracownikiem.
- Przekazanie pracownikowi informacje o rynku pracy: jak może znaleźć pracę, jak zbudować markę osobistą, jakie kompetencje będą potrzebne itd.
Przygotowując się do wyzwań, które dziś omówiliśmy, pamiętajmy o jednym: specjaliści i specjalistki HR, a także wszystkie osoby wspierające to też ludzie. Często pomagamy innym wychodzić z kryzysu, jednocześnie samemu/samej przechodząc przez kryzys. Dbajmy o siebie i nasze wewnętrzne zasoby, wyznaczajmy granice, a w razie konieczności – nie bójmy się szukać wsparcia.
Chcesz wiedzieć więcej?
Jeśli Twoja firma korzysta z aplikacji HearMe, możesz umówić się w niej na konsultację z coachem, psychologiem, interwentem kryzysowym lub terapeutą. Nie ma nas jeszcze w
Twojej firmie? Nic straconego – wypełnij anonimowy formularz, a my odezwiemy się do Twojej firmy.
A jeśli szukasz najlepszej formy wsparcia psychologicznego dla swoich pracowników, daj nam znać, czego potrzebujesz.
