Czy Twój team jest ostatnio przytłoczony?

Poczucie przytłoczenia to silne emocjonalne doświadczenie, w którym czujemy się zdominowani przez intensywne i często negatywne uczucia, takie jak strach, niepokój, bezradność, smutek czy gniew. Może to być reakcją na trudne sytuacje życiowe, takie jak problemy rodzinne, utrata pracy, problemy finansowe, choroba lub inne wyzwania.

Poczucie przytłoczenia często towarzyszy poczuciu braku kontroli nad życiem, co prowadzi do zwiększonego stresu i napięcia. Osoby, które doświadczają poczucia przytłoczenia, mogą mieć trudności z radzeniem sobie z codziennymi obowiązkami, zatracać się w myślach i odczuwać brak energii.

Ważne jest, aby zwrócić uwagę na te odczucia i szukać pomocy, gdy poczucie przytłoczenia jest silne i przeszkadza w codziennym funkcjonowaniu. Istnieją różne sposoby radzenia sobie z tym doświadczeniem, w tym terapia, medytacja, ćwiczenia fizyczne, rozmowy z bliskimi czy zmiana stylu życia.

Czym jest poczucie przytłoczenia?

Każdy z nas tego doświadczył, nieważne, czy jesteśmy dyrektorami, managerami czy młodszymi specjalistami. Poczucie przytłoczenia pojawia się wtedy, gdy czujesz, że masz zbyt wiele spraw na głowie jednocześnie. Według badania Uniwersytetu Warszawskiego aż 62% ankietowanych zauważyła nasilone objawy odczuwania stałego lęku i zamartwiania się, które znacząco wpłynęły na ich codzienne życie. Poczucia przytłoczenia nie można ignorować, ponieważ może ono wywołać efekt kuli śnieżnej i doprowadzić nasz team do wypalenia.

Poznaj sygnały przytłoczenia

Energia w zespole uchodzi jak powietrze z przebitego materaca.

Kiedy Twój zespół wydaje się być zdystansowany, lekko oderwany od codzienności, rozkojarzony, a średnia sarkastycznych odpowiedzi przekroczyła 200% normy, to znak, że warto przyjrzeć się sytuacji. To nie musi być wina “nastawienia” zespołu. Badania pokazują, że naturalną reakcją na narastający stres jest wycofanie i zmęczenie. Sami przecież tego doświadczamy. Ile razy zdarzyło nam się zrobić długą listę zadań i zamiast zacząć je realizować, ucięliśmy sobie drzemkę? To nie była oznaka lenistwa, ale fizjologiczna reakcja na wysoki poziom presji psychicznej.

Jakoś pracy zaczyna spadać.

Najczęstsze oznaki przytłoczenia zespołu to: niedokończone taski, niższa produktywność, gorsza jakość pracy i nietypowe błędy. Ciągły stres utrudnia koncentrację, opóźnia pracę i zwiększa ilość błędów. Jedno z badań pielęgniarek wykazało, że w czasie 12-godzinnych zmian pielęgniarki popełniły aż trzykrotnie więcej błędów niż w czasie ośmiogodzinnych zmian. Po prostu, gdy Twój zespół jest przepracowany, nie ma czasu ani energii psychicznej, by poświęcać odpowiednio dużo uwagi jakości pracy.

Zmiana w sposobie komunikacji

Kiedy jesteśmy wyjątkowo zestresowani, zazwyczaj na pytania odpowiadamy zdawkowo i unikamy kontaktu z ludźmi. To samo dotyczy Twojego zespołu. Warto zwrócić uwagę na to, czy maile i odpowiedzi na pytania są krótsze, lakoniczne a ton bardziej szorstki. Jest wiele objawów wysokiego poziomu stresu, ale drażliwość i złość są na pewno na czele listy. Jeśli w Twoim zespole króluje cynizm, szorstkość i zdawkowe odpowiedzi, to znak, że jego członkowie mogą czuć się przepracowani.

Przytłoczenie w zespole – metody wsparcia

Jeśli czytając powyższe trzy wskaźniki, pomyślałeś/aś: „Kurczę … tak właśnie dzieje się ostatnio z moim zespołem”. Nie panikuj. Przytłoczeniu można stawić czoło i go pokonać. Należy jednak pamiętać, że nie naprawimy sytuacji pizzą czy jednym wolnym popołudniem. Będzie to wymagało zmian w sposobie zarządzania zespołem i kulturze organizacji.

Gdy zdasz sobie sprawę, że uczucie przytłoczenia ogarnęło Twój zespół, najlepszym rozwiązaniem jest natychmiastowe przywrócenie równowagi. By ją osiągnąć, możesz zastosować poniższe scenariusze:

Czy ktoś w zespole może przejąć część obowiązków innego pracownika?
Czy jest możliwość przesunięcia deadline’u, by stworzyć więcej przestrzeni czasowej na realizację projektów?
Czy możecie skupić się teraz na mniejszej liczbie tasków i przeplanować lub rozłożyć w czasie kolejne projekty?
Czy przemęczony pracownik, potrzebuje tylko dnia wolnego, aby odetchnąć czy konsultacji ze specjalistą?

W skrócie, Twoim celem jest otwarta rozmowa z zespołem, aby ocenić obecną sytuację i omówić, w jaki sposób możecie, przynajmniej tymczasowo, rozwiązać problem. Doraźnie na pewno uda się zmniejszyć intensywność pracy, zdjąć kilka obowiązków z barków przepracowanych pracowników, a Tobie da to czas na wprowadzenie nowej strategii działania.

Sposoby na wyeliminowanie przytłoczenia

Porozmawiajmy o „nowych strategiach”. Obowiązuje tu stara zasada – najlepszym atakiem jest obrona. Zmniejszenie poziomu przeciążenia zespołu będzie procesem, a jak pokazują rozwiązania opisane powyżej, będzie też uzależnione od nasilenia bieżących projektów. Oczywiście w danej chwil musisz robić to, co musisz. Ale gdy już wykonasz pierwsze kroki, ważne jest, aby wdrożyć środki i narzędzia zapobiegające występowaniu przytłoczenia.

Lepsza organizacja pracy.

Poczucie przytłoczenia nie zawsze bierze się z tego, że masz zbyt wiele do zrobienia – czasami jest reakcją na to, że nie wiesz od czego zacząć. Wprowadzenie jasnej struktury i organizacji zadań znacznie zmniejszy poziom frustracji i stresu w pracy. Nie tylko będzie jasne, co każdy powinien robić w danym momencie, ale też oszczędzicie czas na szukaniu i wymienianiu się informacjami. Według McKinsey, przeciętny pracownik korporacji spędza 20% swojego tygodnia pracy na poszukiwaniu informacji lub sprawdzaniu, jakie zadania wykonują inne osoby w teamie.

Warto skorzystać z narzędzi do project managementu takich jak Trello, ClickUp czy Asana lub wprowadzić codzienne spotkania do omówienia projektów na każdy dzień.

Polityka wellbeingu w firmie

Trzeba to jasno powiedzieć: przepracowany i zestresowany zespół nie będzie osiągał wyznaczonych celów. Twoi ludzie muszą mieć świadomość, że odpoczynek, wykorzystanie dni urlopowych i troska o zdrowie psychiczne są niezbędne do realizowania swojego potencjału pracy. Po wniosek urlopowy nie powinno się iść z poczuciem winy, ale ze świadomością, że korzysta się ze swojego prawa.

Przykład często idzie z góry. Pokaż, że dbasz o siebie: bierzesz urlop, odbierasz wolne dni, a członkowie Twojego zespołu nie będą mieli poczucia winy, gdy zadbają o swoje samopoczucie.

Budowanie relacji z zespołem

Gdy zdasz sobie sprawę, że Twój zespół jest przytłoczony, nie unikaj szczerych rozmów. Właśnie one są środkiem proaktywnym. Im bardziej jesteś dostrojony do tego, jak wszyscy się czują, tym większa szansa, że odpowiednio zareagujesz na potrzeby swoich ludzi. Warto raz w tygodniu ustalić spotkanie, w czasie którego zrobicie “sprawdzenie nastrojów.” Na tych spotkaniach nie rozmawia się o projektach, deadline’ach, tylko o tym, jak minął tydzień: jak indywidualnie postrzegamy naszą pracę jako zespół, nasze zdrowie psychiczne, obciążenie, relacje z klientami i to, co wydarzy się w następnym tygodniu.

To prosty krok, umieść cotygodniowe spotkanie „sprawdzenia nastrojów” w kalendarzu zespołu – wystarczy pół godziny, by być w kontakcie i dowiedzieć się, jak wszyscy się czują.

Zapewnij pracownikom realne wsparcie

Przytłoczenie może z czasem zamienić się w wypalenie zawodowe, depresję i inne poważne choroby układu nerwowego.Twoi ludzie to Twój największy skarb. Wiesz o tym i nie chcesz stracić swoich najlepszych kompanów. Wprowadzenie wsparcia psychologicznego w firmie już w pierwszych miesiącach podnosi produktywność pracowników o 36% i zmniejsza absencję o 50%.

Benefit opieki psychologicznej

W HearMe dajemy pracownikom wsparcie w problemach osobistych, ale też szansę rozwoju zawodowego. Każdy z naszych terapeutów ma doświadczenie biznesowe, a to oznacza, że specyficzny stres związany z niedowożeniem projektów, krótkimi deadline’ami i masą piętrzącej się pracy, jest im dobrze znany. Osoby, które rozumieją ból przepracowanego człowieka i znają efektywne sposoby radzenia sobie z nim, potrafią otoczyć go najlepszą opieką.

Bycie leaderem nie jest łatwe, ale pamiętaj, gdy na Twoich barkach znajdzie się za dużo, nie bój się prosić o pomoc. Zwróć się do swoich współpracowników, przełożonego lub przyjaciół. To nie jest oznaka słabości, ale dojrzałości i zaufania. Na takich fundamentach rosną dobre firmy.